Um lugar só para todo o atendimento da Santa Clara
Seis pessoas atendendo pelo WhatsApp Web, sem cadastro, sem histórico e sem relatório. A proposta a seguir troca isso por um CRM em que a inteligência artificial faz o primeiro atendimento e entrega o paciente pronto para a equipe marcar.
Santa Clara Centro de OrtopediaÁgua Branca, São PauloOrtopedia, raio-X, fisioterapia, RPG e acupuntura
Alguns dos nossos clientes
Role
IA no primeiro atendimentoWhatsApp e Instagram no mesmo lugarHistórico de cada pacienteRelatório em tempo realIA no primeiro atendimentoWhatsApp e Instagram no mesmo lugarHistórico de cada pacienteRelatório em tempo realIA no primeiro atendimentoWhatsApp e Instagram no mesmo lugarHistórico de cada pacienteRelatório em tempo real
Quem entrega
O que a inteligência artificial já entregou em outros clientes
A Santa Clara não seria o primeiro atendimento que a RDG coloca para rodar com inteligência artificial. Os dois primeiros cartões trazem média por mês, não total acumulado: é o ritmo que a inteligência artificial sustenta sozinha, mês após mês. O terceiro traz as faixas de conversão que a agência acompanha na Smart Fit, canal por canal.
621atendimentos pela IA por mês, em média
567pessoas atendidas por mês, em média
81%resolvidos sem humano
391atendimentos pela IA por mês, em média
316pessoas atendidas por mês, em média
94%resolvidos sem humano
15% a 17%de retorno de inadimplente
em torno de 7%de conversão de venda no WhatsApp
em torno de 3% a 4%de conversão nos demais canais, como eventos
O desenho que entra na Santa Clara é o mesmo: a IA responde primeiro, qualifica e devolve o paciente pronto para a equipe marcar.
Ponto de partida
O atendimento acontece e não fica registrado em lugar nenhum
01de 06
Role para virar o baralho
01
Seis atendentes, seis janelas
Todo mundo no WhatsApp Web. Ninguém enxerga o que a colega já respondeu para o mesmo paciente.
02
Nenhum cadastro do paciente
Não existe ficha nem cartela. O que foi combinado ontem some junto com a conversa.
03
Ninguém sabe quem entrou em contato
Não dá para dizer quantas pessoas chamaram hoje, nem para qual setor cada uma foi.
04
Quem quer marcar fica na mesma fila
O pedido de agendamento e a pergunta de preço chegam misturados. A recepção descobre qual é qual lendo tudo.
05
Sem histórico, sem relatório, sem medição
Não há o que olhar no fim do dia e não há o que comparar no fim do mês.
06
O pico derruba a recepção
Num único dia chegaram 62 mensagens. Vocês puxam gente do agendamento cirúrgico e do faturamento, e mesmo assim transborda para a central telefônica.
“Fica uma loucura e a gente acaba perdendo consulta.”
Recepção da Santa Clara, no levantamento feito com a RDG
A virada
Todo contato entra por um sistema só, e a IA atende primeiro
O número da clínica e o Direct do Instagram passam a cair dentro do CRM RDG. A inteligência artificial recebe, se apresenta, fala da clínica, informa valores, tira dúvida e qualifica o interesse. A equipe só entra quando a pessoa já decidiu marcar.
Visão geral
A conversa vira cadastro sozinha
Cada atendimento fica com nome, canal de origem, o que a pessoa procurava e a etiqueta de interesse. Nada mais depende de alguém lembrar.
O que olhar
A IA transcreve o áudio. O que o paciente gravou chega escrito dentro do atendimento, e ninguém precisa parar para ouvir.
crm.agenciardg.com.br
Fluxo de venda
Como o atendimento vai andar
A RDG faz uma reunião com a equipe para levantar o processo real da clínica e desenhar o funil em cima dele. Esta é a base do desenho.
Role para acompanhar
IAEquipe
1
O contato chega
Pelo WhatsApp da clínica ou pelo Direct do Instagram. Os dois caem no mesmo lugar.
2
A IA faz o primeiro atendimento
Se apresenta, fala sobre a clínica, informa valores, tira dúvida e entende o que a pessoa procura.
3
O card nasce sozinho
A IA cria o card no pipeline, guarda o que colheu e etiqueta o lead como LEAD HOT ou LEAD COLD conforme o interesse.
4
A pessoa quer marcar
A IA reconhece a intenção de agendamento e transfere o atendimento para a equipe responsável.
5
A equipe recebe pronto
O paciente já sabe o valor, já sabe como funciona e já foi atendido. Falta só marcar no sistema que a clínica usa hoje.
As telas
O que a equipe passa a ver todo dia
Doze módulos do CRM RDG, reunidos em três blocos: onde a conversa acontece, como o paciente vira cadastro e o que fica com a clínica no fim. As imagens são telas do sistema em funcionamento, e ao lado de cada uma está escrito o que olhar.
Dados fictícios de demonstração. As telas rodam num ambiente de teste montado pela RDG. Nomes, telefones, documentos e conversas são fictícios ou estão borrados. Nenhuma informação de paciente real, de vocês ou de qualquer outro cliente, aparece nesta proposta.
01
A conversa num lugar só
WhatsApp e Instagram caem na mesma tela, e a equipe conversa dentro dela.
Módulos 01 a 04
01de 12
Central de atendimento
As filas Novos, Meus e Outros separam o que chegou, o que é seu e o que é da equipe. Cada conversa mostra quem está atendendo, e os botões de transferir e concluir fecham o ciclo.
O que olhar
A etiqueta Atendimento IA em cima da conversa e, logo abaixo, o áudio do paciente já transcrito.
Atendimentos
02de 12
Transferência de atendimento
Passa a conversa para uma equipe ou para uma pessoa específica. Quando a mensagem seguinte chega, ela já vem com o nome de quem está atendendo em cima. Duas pessoas falando com o mesmo paciente deixa de acontecer.
O que olhar
A escolha entre equipe e pessoa. Dá para mandar o atendimento para Agendamentos inteiro ou para uma atendente pelo nome.
Transferir
03de 12
Chat interno da equipe
Agendamentos, Atendimento IA, Financeiro, Administrativo e Suporte conversam dentro do próprio sistema, ao lado do atendimento. Some o grupo de WhatsApp paralelo em que a informação se perde.
O que olhar
As cinco equipes na lateral, dentro da mesma tela em que o paciente está sendo atendido.
Chat interno
04de 12
Padrão de envio
Imagem, vídeo, áudio, documento, modelo de mensagem, mensagem rápida, mensagem agendada e nota da conversa. O preparo de exame sai em PDF e a orientação sai em áudio, sempre do mesmo jeito, sem depender de quem está na recepção.
O que olhar
Modelo de mensagem e mensagem agendada no mesmo menu. O texto padrão da clínica sai igual em qualquer turno.
Enviar
02
O paciente vira cadastro
O atendimento vira card, o card vira ficha, e a ficha guarda o histórico.
Módulos 05 a 08
05de 12
Kanban do pipeline
Em espera, Aguardando dados, Agendamentos e Resolvidos. Cada card mostra a etiqueta de interesse, o responsável e o valor.
O que olhar
Criado e etiquetado pela IA. A descrição do card diz que foi ela quem abriu o atendimento, e a etiqueta LEAD HOT mostra o tamanho do interesse.
CRM · Kanban
06de 12
O card aberto
Descrição, contato, valor atribuído, documento, nome completo, e-mail, follow-up, análise do cliente, anotações, anexos e histórico. É a cartela do paciente que hoje não existe em lugar nenhum.
O que olhar
O registro de quem transferiu. A descrição guarda que foi a IA quem passou o atendimento para a equipe.
Card do contato
07de 12
O mesmo pipeline em lista
Identificador, título, descrição, etapa, situação, responsável, vencimento e valor. Quem prefere ler em planilha lê em planilha, sem trocar de sistema e sem exportar nada.
O que olhar
As mesmas fases do Kanban viradas em colunas: etapa, situação, responsável e valor.
CRM · Lista
08de 12
Conversas anteriores
Todo o histórico daquele contato, com a data e a equipe que atendeu em cada vez. Abre pelo próprio card. Resolve de vez o “não sei quem falou com essa pessoa antes”.
O que olhar
A data e a etiqueta da equipe em cada conversa passada do mesmo contato.
Conversas
03
O que fica com a clínica
Arquivo guardado, número medido e base própria. É o que sai do atendimento e continua servindo depois.
Módulos 09 a 12
09de 12
Relatório em tempo real
Pendentes, novos e concluídos, capacidade de atendimento, média por dia e desempenho, filtrados por equipe e por período. É o controle que hoje não existe, e é por ele que vocês vão medir se a operação melhorou.
O que olhar
O filtro por equipe e por período no alto da tela. É o que separa o número da recepção do número do agendamento cirúrgico.
Relatórios
10de 12
Arquivos da conversa
Áudio, PDF e imagem trocados naquele atendimento, organizados por data, com tipo e tamanho. O laudo que a paciente mandou continua ali daqui a três meses.
O que olhar
Tipo e tamanho de cada arquivo, separados pela data em que entraram na conversa.
Arquivos
11de 12
Campanhas de disparo
Nome, data, destinatários, canal, situação e relatório por campanha. É o motor da reativação de base: o retorno de quem fez exame, o convite de RPG, o aviso de uma nova especialidade.
O que olhar
A situação de cada disparo e o relatório aberto por campanha.
Campanhas
12de 12
Base de contatos
Nome, telefone, Instagram, e-mail e etiquetas, com importação e exportação. A base sai do celular de cada atendente e vira patrimônio da clínica. Quem sair da equipe não leva a lista junto.
O que olhar
Os botões de importar e exportar. A lista é da clínica, não do aparelho de quem atende.
Contatos
Vamos construir
O painel que a Santa Clara vai acompanhar
O sistema de gestão de vocês não tem API, e sem API ninguém consegue escrever o agendamento lá dentro de fora. Então a clínica ganha um painel próprio, ao lado do CRM, para enxergar o que a inteligência artificial está fazendo. O que ele registra é pré-agendamento: o paciente escolhe serviço, dia e turno, a IA grava a intenção e a recepção valida cada pedido contra a agenda do médico. O passo humano continua existindo. Prefiro dizer isso agora a esconder atrás de uma tela bonita.
Projeções de interface. As seis telas abaixo ainda não existem em operação. Foram desenhadas para esta proposta, com números ilustrativos que fecham entre si. Nenhuma delas mostra resultado de atendimento real.
A porta de entrada no Instagram
Projeção
Projeção de interface
Hoje o perfil da clínica no Instagram não tem nenhum link. Esta página ocupa esse lugar vazio.
Os cinco serviços aparecem na primeira dobra: ortopedia, raio-X digital, fisioterapia, RPG e acupuntura.
O paciente marca o dia no calendário, escolhe manhã ou tarde e deixa nome e WhatsApp.
O rodapé diz, com todas as letras, que a recepção confirma o horário depois.
No instante em que ele toca em confirmar, o pedido entra na fila da recepção.
Imagem meramente ilustrativa do painel a ser construído. Os números não representam resultado de nenhuma operação.
O painel da clínica
Projeção
Projeção de interface
A visão geral do mês em quatro números: atendimentos da IA, pré-agendamentos, confirmados pela recepção e pacientes reativados.
O calendário mostra o que a IA envia em cada dia, separado por tipo de disparo.
O anel de comparecimento compara quem confirmou com quem de fato apareceu.
A lista dos próximos dias traz paciente, serviço, dia pedido e situação.
O bloco de reativação acompanha quem foi contatado, quem voltou e a taxa de retorno.
Imagem meramente ilustrativa do painel a ser construído. Os números não representam resultado de nenhuma operação.
A fila onde a recepção valida cada pedido
Projeção
Projeção de interface
Esta é a tela mais importante das seis. Todo pedido que a IA registrou para aqui, à espera de uma pessoa.
Os filtros separam o que aguarda recepção, o que já foi confirmado, o que foi remarcado e o que caiu.
A coluna de origem diz de onde veio cada paciente: WhatsApp, Instagram Direct ou link da bio.
Confirmar e remarcar são botões da atendente. A agenda do médico continua na mão da clínica.
É por isso que o sistema fala em pré-agendamento, e não em agendamento automático.
Imagem meramente ilustrativa do painel a ser construído. Os números não representam resultado de nenhuma operação.
O calendário de disparos do mês
Projeção
Projeção de interface
O mês inteiro numa tela, com o que sai em cada dia e para quantas pessoas.
Três tipos de disparo, cada um com sua cor: confirmação de agendamento, reativação de base e aviso de retorno.
O resumo lateral soma cada tipo, mostra o peso de cada um e o total do mês.
O próximo envio fica em destaque, com a quantidade de pacientes já na fila.
Nada sai sem estar marcado aqui. A clínica aprova o calendário antes de o mês começar.
Imagem meramente ilustrativa do painel a ser construído. Os números não representam resultado de nenhuma operação.
A campanha que chama de volta quem parou de vir
Projeção
Projeção de interface
Base total, contatados, quem respondeu, quem voltou e a taxa de retorno, lado a lado.
A segmentação separa por procedimento: consulta, raio-X digital, fisioterapia, RPG e acupuntura.
A lista mostra há quanto tempo cada paciente não aparece e em que pé está a conversa dele.
A IA abre o papo, responde dúvida de horário e de procedimento, e segue até o paciente escolher um dia.
Quando ele escolhe, o pedido cai na mesma fila da recepção das outras telas.
Custo de envio. Na ativação da base, o disparo para quem está parado, a Meta cobra até R$ 0,42 por mensagem enviada, por causa da API oficial e segura. Esse valor vai para a Meta, não para a RDG.
Imagem meramente ilustrativa do painel a ser construído. Os números não representam resultado de nenhuma operação.
O resultado do mês, canal por canal
Projeção
Projeção de interface
Os mesmos quatro números do painel, fechados no fim do mês, agora com quem compareceu.
A curva de atendimentos da IA dia a dia mostra em que semana o movimento aperta.
A rosca por canal de entrada separa WhatsApp, Instagram Direct e link da bio.
Os pré-agendamentos por serviço dizem o que a clínica mais marca.
A tabela por semana permite comparar o ritmo dentro do próprio mês, sem planilha paralela.
Imagem meramente ilustrativa do painel a ser construído. Os números não representam resultado de nenhuma operação.
Instagram
Quem chama no Direct também é atendido pela IA
O Direct entra como canal do CRM, do mesmo jeito que o WhatsApp. A conversa aparece dentro do sistema. A mesma IA responde, o mesmo card é criado, o mesmo relatório conta, e a equipe segue o atendimento na mesma tela em que já trabalha. Quem veio de um post, de um story ou de um anúncio não fica esquecido numa caixa separada que ninguém abre.
Mesmo atendimento
A IA se apresenta, informa valores e qualifica, exatamente como faz no WhatsApp. Quando o paciente pede uma pessoa, ou o assunto sai do que ela responde, ela transfere para a equipe.
Mesmo pipeline
O card entra no mesmo Kanban, com a origem registrada.
Mesma medição
O relatório mostra quanto do movimento veio do Instagram e quanto veio do WhatsApp.
Cortesia da RDG. O Direct é o terceiro dos três canais já inclusos. Ligar a inteligência artificial nele não tem cobrança separada e não consome canal adicional.
Segurança
Número oficial, dado protegido, IA com limite claro
Vender cuidado com dado de paciente e depois tratar mal esse dado seria contradição. Estes são os limites que a RDG assume no projeto.
API Oficial da Meta
O número da clínica fica conectado pela API oficial, verificado junto à Meta. Conexão não oficial vive sob risco de bloqueio, e um número bloqueado leva junto a agenda do dia.
A IA não pratica medicina
Ela informa valor, horário, convênio, endereço e preparo de exame. Não dá orientação clínica, não sugere conduta e não emite diagnóstico. Toda dúvida clínica é encaminhada para profissional da clínica.
Resultado de exame não sai pelo chat
A entrega de laudo continua pelo caminho que a clínica já usa, com identificação do paciente. O CRM avisa que ficou pronto, não abre o conteúdo.
Cada atendimento tem dono e data
Fica registrado quem atendeu, quando atendeu e o que foi combinado. Esse registro das operações de tratamento é o que a LGPD cobra de quem trabalha com dado pessoal, e hoje a clínica não tem como produzir.
Acesso por pessoa, não por aparelho
Cada atendente entra com o próprio login. Quem sai da equipe perde o acesso no mesmo dia, e o histórico continua na clínica.
Investimento
O que a Santa Clara paga
Escopo de entrega incluído no investimento
Consultoria estratégica de implantação do CRM na operação da clínica
Reunião de alinhamento com a equipe de atendimento e com a gestão
Desenho e configuração do funil de venda sobre o processo atual da clínica
Criação do pipeline comercial com as etapas do atendimento
Criação e configuração da inteligência artificial de primeiro atendimento
Integração com a API oficial do WhatsApp Business (Meta)
Conexão dos três canais de atendimento ao CRM
Parametrização completa do sistema: equipes, usuários e permissões de acesso
Configuração das regras de transferência entre equipes e usuários
Construção dos dois painéis próprios: confirmação de agendamento e reativação de base
Até 5.000 mensagens trocadas por mês, por conta da RDG
Treinamento da equipe para operação do sistema
Acompanhamento e ajuste fino do fluxo após a entrada em operação
Prazo de implementação25 a 37 dias úteis
Implementação
R$ 4.800 em 12x
12x dentro do contratoCobrada junto com a mensalidade.
R$ 4.000 à vista no PixPara quem prefere resolver de uma vez.
Mensalidade
R$ 1.980 / mês
A condição que muda tudo
A implementação você só paga a partir do terceiro mês. E só se deu resultado.
Os meses 1, 2 e 3 correm pagando apenas a mensalidade. No terceiro mês vocês olham o que aconteceu com o atendimento: deu resultado, a implementação entra na conta e o projeto segue; não deu, o contrato encerra e ela não é cobrada.
Mês 1 a 3Só a mensalidade
No mês 3Vocês decidem
O que já vem incluso
3 canaisCampanha e marketing, agendamento e Instagram.
10 usuáriosPessoas com login próprio no CRM.
Custo extra, caso precise
R$ 30 / mêsPor usuário além dos 10.
R$ 30 / mêsPor canal além dos 3.
Canal é um número de WhatsApp ou uma conta conectada ao CRM. Usuário é uma pessoa com acesso ao sistema.
Entregas e prazo
Data por data, do aceite até o sistema no ar
Dez fases, nesta ordem. Abra a fase para ver o detalhe.
25 a 37 dias úteisda viabilidade aprovada e das entradas conferidas. A contagem cobre as fases 4 a 9.
01Aceite do contratoantes do relógio
Nada técnico começa antes do contrato aceito.
Escopo, exclusões e combinados registrados por escrito.
Decisor e administrador da conta definidos.
02Conferência de viabilidadeantes de fechar data
A RDG examina o sistema de gestão da clínica: acesso e documentação.
O parecer é o que fecha a data. Sem ele, data é chute.
Agendamento automático lá dentro só entra se houver API.
Nenhuma integração é confirmada só pelo nome do sistema.
03Pedido de insumosaté 1 dia útil
Usuários do CRM, com o administrador identificado.
Número de WhatsApp que entra e quem acessa o gerenciador.
Base de contatos e o material da IA: valores, convênios, horários, preparo de exame.
Acessos por caminho seguro. Senha e código não ficam com a RDG.
O relógio conta das entradas conferidas, não do recebimento.
04Reunião de kickoff1 a 2 dias úteis
45 minutos com a equipe de atendimento.
Percorrer um atendimento real, do primeiro contato à consulta marcada.
Desenhar o funil: etapas, responsáveis e quando a IA transfere.
Conferir base de contatos e acesso ao canal.
Revisar o critério de aceite e a agenda.
05Preparação da conta e teste do canal3 a 5 dias úteis
Ambiente criado, com os dez usuários entrando por login próprio.
Número conectado na API oficial da Meta.
Teste de recebimento e resposta com contato autorizado, em janela combinada.
Nenhuma mensagem de teste vai para paciente real.
No celular o sistema é o aplicativo FLW Chat, sem marca RDG.
06Configuração do sistema11 a 16 dias úteis
IA de primeiro atendimento montada e treinada pela RDG.
Funis do pipeline conforme o desenho do kickoff.
Três canais ligados: campanha, agendamento e Instagram.
Os dois painéis próprios: confirmação e reativação.
Importação da base e as telas de acompanhamento.
07Testes e aceite6 a 9 dias úteis
Roteiro executado e repetido por outra pessoa da RDG, caso a caso.
Checklist à clínica: usuários, canais, funis, IA, base e treinamento.
A clínica tem cinco dias úteis para revisar e confirmar.
Silêncio não vale como aceite e não inicia mensalidade.
Defeito a RDG corrige; pedido novo vira orçamento.
08Reunião de implementação e treinamento2 a 3 dias úteis
Reunião de implementação, 60 minutos, com quem montou o sistema.
Percorre o que foi construído, na conta da clínica.
Treinamento ao vivo, 1 hora, na conta real.
Cada atendente opera: assume, transfere, conclui e anota no card.
Fecha com exercício feito, não com demonstração assistida.
09Ativação o marco2 dias úteis
A RDG confere o checklist e o aceite, com data e versão.
A mensalidade começa aqui, na ativação verificada.
Conta inutilizável não inicia mensalidade.
Atraso de implantação pesa na RDG, não no caixa da clínica.
10Depois do ar7 e 15 dias
Sete dias de estabilização: defeito nessa janela é correção coberta.
Quinze dias de dúvidas de uso com a RDG.
Depois segue o acompanhamento já incluído no investimento.
Fluxo novo é mudança de escopo e passa por orçamento.
O que pode mexer na data
A contagem para se faltar dado ou acesso do lado da clínica.
A aprovação do número pela Meta não tem prazo garantido.
A resposta do fornecedor do sistema de gestão também não.
Quando travar, a RDG informa o bloqueio, de quem depende e a nova previsão.
